Inbound受入資料(ホストクラブ用)

 ここではInbound学生(海外から日本に派遣される学生)を受け入れる日本のホストロータリークラブ(以下、ホストRC)のInbound受入マニュアルを掲載しております。
19-20年度 青少年交換の手引
19-20年度 青少年交換の手引 資料編[諸事お願い事項]
19-20年度 青少年交換の手引 参考資料

<資料>

[各種提出物及び用紙ダウンロード]

 ※提出していただく全ての書類は貴クラブでコピーを取り保管して下さい。

□青少年交換を決めた年度[もしくは変更事項が生じたら]

□交換受入年度[毎年]

  • クラブ・学校・HF一覧
    (提出方法:ホストクラブがYESSデータベース登録)
    *学生の所在とその連絡方法の把握は、東北大震災の際、多くの来日学生と長期間連絡不能となった反省から、強く求められている事項です。
    *必ず8月末日までYESSデータベースに登録をお願いします。後日変更があった場合には、必ずデータ修正してください。
    *各ホストファミリー、受入高校にも印刷してコピーをして渡してください。
    (ログインし、各学生の名前をクリック、画面右上部の青い「ホストF一覧表PDF」ボタンをクリックし印刷)
    *未定の部分は決定し次第,YESSデータベースに登録してください。
  • パスポートのサインのあるページおよびVISAのあるページのコピー (提出方法:ホストクラブ→地区青少年交換委員会)
    *クラブから地区へ、来日後1週間内にお送り下さい。
  • 交換学生ホスト報告[word:D2700RYE事務局](毎月)
    (提出方法:ホストファミリー→ホストクラブ経由→地区青少年交換委員会提出)
    *クラブカウンセラーのサインを必ずもらって、毎月10日までに地区へご提出下さい。
  • Inbound学生地区外移動届  [word:D2700RYE事務局 行橋RC提出用]
    (提出方法:旅行責任者→クラブ経由→地区国際青少年交換委員提出及びYESSアップロード)
    *交換学生は、「受け入れ地区内で、学校かロータリアン・ホストファミリーとともにいることが原則」と想定されるので、原則を外れる場合には、ロータリーの責任者による承認を行って、責任の所在を明確にするために作成します。
    *旅行実施の1週間前までに地区への提出をお願いします。
  • Inbound学生地区内外泊届  [PDF:D2700RYE事務局 提出用]
    Inbound学生地区内外泊届 [Word:D2700RYE事務局 提出要]
    (提出方法:送出RC青少年交換委員長→地区国際青少年交換委員提出)
    *それぞれのホストクラブ、ホストファミリーの了解を得て下さい。宿泊先は青少年ボランテシア誓約書が提出済みの家庭のみです。
    *外泊実施の1週間前までに地区への提出をお願いします。
  • 青少年ボランティア誓約書 [RIJYECリンク word:50kb]
    *ロータリーの世界本部(RI)が求める関係者の「無犯罪証明」に代わって、日本の34地区が提出を約束している書類です。お手数ですが、作成をお願いします。
    *クラブから地区へ、該当者分コピーし記入、署名していただき、なるべく早くお送りください。
    *クラブ会長、幹事、担当委員長、カウンセラー、ホストファミリー(世帯主)で過去に未提出の方のみ提出してください。現在のところ提出は一人1度でOKです。
  • クラブカウンセラー登録書
    *クラブカウンセラーが決定したら必ず提出してください。表題の地区番号は「2700」に修正してください。クラブカウンセラーの就任期間は、派遣決定(受入決定)からそれぞれの帰国までとなります。
    RIJYEM最新版(但し、地区名等入れてください)
    D2700地区専用版
    クラブカウンセラー報告書
    *クラブカウンセラーが記入し、毎月1回必ず提出してください。
    インバウンド学生報告書(毎月)
    *InboudにYESSより記入させ、必ず提出してください。

(提出先)〒824-0005 福岡県行橋市中央1-9-50行橋商工会議所別館2F
行橋ロータリークラブ 気付  国際青少年交換委員会あて

[その他資料]

  • 交換学生受け入れ準備
    *Inboud来日から1年間の行事、予定などを記入し、ご活用ください。
  • 第1夜質問集
    *Inboudホストチェンジ第1日目などに家庭のルールを話しあうのにお使いください。

[その他の注意事項]

  • 外国人登録は入管法改正のため、不要です。(在留カードは到着空港で発行されます。絶えず携帯させてください。)
  • 住民登録をしてください。来日30日以内に市役所で住民基本台帳に登録して下さい。(住民基本台帳への登録がない場合、銀行口座が開設できないという事例が出てきています。また、登録する場合は一人世帯で登録して下さい。)
  • 国民健康保険に加入してください。(保険料はホストRC持ち。所得なしで申請すれば、減免措置が受けられます。市役所などで確認してください。)
  • 出席義務を負った地区行事が年数回あります。
  • トラブル(事故、ケガ)等が起きた場合は直ちに地区委員に連絡してください。
  • Inbound学生の悩み事,相談事等はホストRCカウンセラーが中心に相談にのってください。(ほっておくと日本での留学生活が台無しになることがありますので、大変重要です)
  • 受入ホストクラブ(会長/幹事/青少年交換委員長/カウンセラー/ホストファミリー相談の上で)で対応が取れない状況が発生した場合、地区委員に相談してください。
  • 日本語能力検定3級(JLPT N3)の受験を目標にしてください。(毎年7月第1日曜日:受験料各クラブ負担 5,500円)

[保険関連]

1.はじめに..

 ロータリー青少年交換学生は、ロータリー交換学生計画に基づきスポンサーとなったロータリークラブから派遣されて外国に渡り、一年間その国のロータリアン等の家庭にホストされ、家庭の一員として過し、現地の学校に通学してありのままの生活を体験し、相互の国際間の親善と理解を推進するもの、すなわち善意と理解のロータリー使節です。そして、ロータリーの国際奉仕ならびに本人は勿論、相互の地域社会のためにもクラブにとっても、計り知れない大きな成果をおさめつつあるプログラムです。

 初めてホストされるクラブやホストファミリーには幾分の不安と期待がいりまじった複雑なお気持ちをお持ちかと思われますが、結論からいえば交換学生を通じて国際理解を肌で感じ、子供が一人ふえたという喜びは多少の煩しさを帳消しして余りあるものがあります。しかし親しき中にもルールが必要です。留意されたい事項を一つ一つ具体的に説明いたします。まずは、001.青少年交換事業について010.青少年交換プログラム概要を参照してください。

2.受入れる前に..

  1. 地区青少年交換委員会からApplication Formにより受入れ学生の氏名・出身地及びスポンサーロータリークラブ等の情報が知らされます(受入年度前年度の1〜2月頃)。
  2. 先ず受入れ学生の通学する高校を選び、受入高校側の入学許可を得て下さい。受入高校はOutbound学生(貴クラブの推薦で日本から海外に派遣する日本側の学生)と同じでなくても構いません。
  3. クラブ内でカウンセラーを決めて下さい。(できれば学生と同性を推奨)
     クラブカウンセラーは交換学生とホストファミリー、ホストロータリークラブ、学校などの間に立って、たえず個人的な相談相手や調整役をつとめて下さい。カウンセラーはロータリー年度と離れて、その学生の在日間の1ヵ年を通して同一のロータリアンがつとめて頂くようにして下さい。交換学生が決定したら、できるだけ早くクラブ内で選任し、メールなどでコンタクトしてください。また、Inbound学生が到着次第ただちに本人に接触して、1ヵ年何ごとでも「相談してくれれば力になる」旨をつたえ、本人を力づけて下さい。
  4. ホストファミリーを決めて下さい。
     ホストファミリーは3~4家庭が望ましいと思います。留学年度を1家庭だけで通すことは許されません。最低でも2家庭が必要です。これは夫々違った家庭から日本についての勉強と体験をしてもらうためです。
     クラブ・学校・ホストファミリー一覧表を来日迄にYESSデータベースに登録して提出して下さい。
  5. カウンセラー、ホストファミリーが決まりましたら、受入れ学生及びスポンサークラブ宛に受入れ決定の連絡をし、メールなどでやり取りを始めて下さい。来日する学生達は16才~18才の子供達ですから夫々心配している筈です。
     いつどこに到着するかは第一ホストファミリーに一番早く情報が入るはずです。
  6. ホストクラブの委員の方々は受入れる前にホストファミリー連絡会を作りホストファミリーの方々と十分打合せをし、過保護、過剰サービスのないよう、又、出来るだけホストファミリー間で扱い格差のないようにして下さい。
  7. Inbound学生はスポンサークラブから貴ロータリークラブに派遣されてきた若きロータリー使節です。どうかクラブ全体であたたかく受入れて下さい。委員会、ホトファミリー、或はOutbound学生を出した家庭だけの交換学生ではありません。クラブ全員のInbound学生であるとの認識が先ず大切です。夏休み・冬休みの間、決定のホ ストファミリー以外のクラブ会員宅でショートステイをこころみるのも一つの案です。
  8. ホストクラブの委員会は青少年交換プログラムの目的に添って、国際理解と親善を深めるための行事を年間計画として組むようにして下さい。
  9. Inbound学生の滞在費は原則としてホストクラブ負担となっておりますが、地区からも毎月ホストファミリー補助金(クラブの会員数によって異なりますが¥30,000程度)がクラブ宛に送金されますから、これも含めて予め予算化しておいて下さい。
  10. Inbound学生の通学する学校の費用(修学旅行費、通学定期代、教科書代、制服、トレーニングウェア、運動靴等)は、ホストクラブでご負担下さい(制服や教科書は新品である必要はありません)。
    ※但し原則、課外クラブ活動の費用はInbound学生個人の負担となりますので、最初によく話し合ってください。

 より詳しくは600.ホストクラブ受入決定〜事前準備700.クラブカウンセラーの選任と任務900.費用の負担についてを必ず参照してください。