Inbound受入資料(ホストクラブ用)

ここでは留学生を受け入れる日本のホストロータリークラブ(以下、ホストRC)のInbound受入マニュアルを掲載しております。
19-20年度 青少年交換の手引
19-20年度 青少年交換の手引 資料編[諸事お願い事項]
19-20年度 青少年交換の手引 参考資料

<資料>

[各種提出物及び用紙ダウンロード]

 ※提出していただく全ての書類は貴クラブでコピーを取り保管して下さい。

□青少年交換を決めた年度[もしくは変更事項が生じたら]

□交換受入年度[毎年]

  • クラブ・学校・HF一覧
    (提出方法:ホストクラブがYESSデータベース登録)
    *学生の所在とその連絡方法の把握は、東北大震災の際、多くの来日学生と長期間連絡不能となった反省から、強く求められている事項です。
    *必ず8月末日までYESSデータベースに登録をお願いします。後日変更があった場合には、必ずデータ修正してください。
    *各ホストファミリー、受入高校にも印刷してコピーをして渡してください。
    (ログインし、各学生の名前をクリック、画面右上部の青い「ホストF一覧表PDF」ボタンをクリックし印刷)
    *未定の部分は決定し次第,YESSデータベースに登録してください。
  • パスポートのサインのあるページおよびVISAのあるページのコピー (提出方法:ホストクラブ→地区青少年交換委員会)
    *クラブから地区へ、来日後1週間内にお送り下さい。
  • 交換学生ホスト報告[word:D2700RYE事務局 行橋RC提出用](毎月)
    (提出方法:ホストファミリー→ホストクラブ経由→地区青少年交換委員会提出)
    *クラブカウンセラーのサインを必ずもらって、毎月10日までに地区へご提出下さい。
  • Inbound学生地区外移動届  [word:D2700RYE事務局 行橋RC提出用]
    (提出方法:旅行責任者→クラブ経由→地区国際青少年交換委員提出及びYESSアップロード)
    *交換学生は、「受け入れ地区内で、学校かロータリアン・ホストファミリーとともにいることが原則」と想定されるので、原則を外れる場合には、ロータリーの責任者による承認を行って、責任の所在を明確にするために作成します。
    *旅行実施の1週間前までに地区への提出をお願いします。
  • Inbound学生地区内外泊届  [PDF:D2700RYE事務局 提出用]
    Inbound学生地区内外泊届 [Word:D2700RYE事務局 提出要]
    (提出方法:送出RC青少年交換委員長→地区国際青少年交換委員提出)
    *それぞれのホストクラブ、ホストファミリーの了解を得て下さい。宿泊先は青少年ボランテシア誓約書が提出済みの家庭のみです。
    *外泊実施の1週間前までに地区への提出をお願いします。
  • 青少年ボランティア誓約書 [RIJYECリンク word:50kb]
    *ロータリーの世界本部(RI)が求める関係者の「無犯罪証明」に代わって、日本の34地区が提出を約束している書類です。お手数ですが、作成をお願いします。
    *クラブから地区へ、該当者分コピーし記入、署名していただき、なるべく早くお送りください。
    *クラブ会長、幹事、担当委員長、カウンセラー、ホストファミリー(世帯主)で過去に未提出の方のみ提出してください。現在のところ提出は一人1度でOKです。
  • クラブカウンセラー登録書
    *クラブカウンセラーが決定したら必ず提出してください。表題の地区番号は「2700」に修正してください。クラブカウンセラーの就任期間は、派遣決定(受入決定)からそれぞれの帰国までとなります。
    RIJYEM最新版(但し、地区名等入れてください)
    D2700地区専用版
    クラブカウンセラー報告書
    *クラブカウンセラーが記入し、毎月1回必ず提出してください。
    インバウンド学生報告書(毎月)
    *InboudにYESSより記入させ、必ず提出してください。

(提出先)〒824-0005 福岡県行橋市中央1-9-50行橋商工会議所別館2F
行橋ロータリークラブ 気付  国際青少年交換委員会あて

[その他資料]

  • 交換学生受け入れ準備
    *Inboud来日から1年間の行事、予定などを記入し、ご活用ください。
  • 第1夜質問集
    *Inboudホストチェンジ第1日目などに家庭のルールを話しあうのにお使いください。

[その他の注意事項]

  • 外国人登録は入管法改正のため、不要です。(在留カードは到着空港で発行されます。絶えず携帯させてください。)
  • 住民登録をしてください。来日30日以内に市役所で住民基本台帳に登録して下さい。(住民基本台帳への登録がない場合、銀行口座が開設できないという事例が出てきています。また、登録する場合は一人世帯で登録して下さい。)
  • 国民健康保険に加入してください。(保険料はホストRC持ち。所得なしで申請すれば、減免措置が受けられます。市役所などで確認してください。)
  • 出席義務を負った地区行事が年数回あります。
  • トラブル(事故、ケガ)等が起きた場合は直ちに地区委員に連絡してください。
  • Inbound学生の悩み事,相談事等はホストRCカウンセラーが中心に相談にのってください。(ほっておくと日本での留学生活が台無しになることがありますので、大変重要です)
  • 受入ホストクラブ(会長/幹事/青少年交換委員長/カウンセラー/ホストファミリー相談の上で)で対応が取れない状況が発生した場合、地区委員に相談してください。
  • 日本語能力検定3級(JLPT N3)の受験を目標にしてください。(毎年7月第1日曜日:受験料各クラブ負担 5,500円)

[保険関連]


1.はじめに..

 ロータリー交換学生は、ロータリー交換学生計画に基づきスポンサーとなったロータリークラブから派遣されて外国にわたり、一年間その国のロータリアンの家庭にホストされ家庭の一員として過し、現地の学校に通学してありのままの生活を体験し相互の国際間の親善と理解を推進するもの、すなわち善意と理解のロータリー使節であります。そして、ロータリーの国際奉仕ならびに本人は勿論、相互の地域社会のためにもクラブにとっても、計り知れない大きな成果をおさめつつある事業です。
 初めてホストされるクラブやホストファミリーには幾分の不安と期待がいりまじった複雑なお気持ちかと思われますが結論からいえば交換学生を通じて国際理解を肌で感じ、子供が一人ふえたという喜びは多少の煩しさを帳消しして余りあるものがあります。しかし親しき中にもルールが必要です。留意されたい事項を一つ一つ具体的に説明いたします。まずは、001.青少年交換事業について010.青少年交換プログラム概要を参照してください。

2.受入れる前に..

  1. 地区青少年交換委員会からApplication Form により受入れ学生の氏名・出身地及びスポンサーロータリークラブが知らされます。
  2. 先ず受入れ学生の通学する高校を選び、学校側の入学許可を得て下さい。
  3. カウンセラーを決めて下さい。
    交換学生とホストファミリー、ホストロータリークラブ、学校などの間に立って、たえず個人的な相談相手や調整役をつとめて下さい。カウンセラーはロータリー年度と離れて、その学生の在日間の一ヵ年を通して同一のロータリアンがつとめて頂くようにお取り計らい下さい。交換学生が到着次第ただちに本人に接触して、一ヵ年何ごとでも「相談してくれれば力になる」旨をつたえ、本人を力づけて下さい。
  4. ホストファミリーを決めて下さい。
    ホストファミリーは3~4家庭が望ましいと思います。留学年度を1家庭だけで通すことは許されません。
    夫々違った家庭から日本についての勉強と体験をしてもらうためです。受入れ留学生 クラブ・学校・ホストファミリー一覧表を来日迄に地区青少年交換委員会に提出して下さい。
  5. カウンセラー、ホストファミリーが決まりましたら、受入れ学生及びスポンサークラブ宛に受入れ決定の連絡をし、文通を始めて下さい。来日する学生達は16才~18才の子供達ですから夫々心配している筈です。
    いつどこに到着するかは第一ホストファミリーに一番早く情報が入るはずです。
  6. ホストクラブの委員の方々は受入れる前にホストファミリー連絡会を作りホストファミリーの方々と十分打合せをし、過保護、過剰サービスのないよう、又、出来るだけホストファミリー間で扱い格差のないようにして下さい。
  7. 交換学生はスポンサークラブから貴方のロータリークラブに派遣されてきた若きロータリー使節です。どうかクラブ全体であたたかく受入れてやって下さい。委員会、ホトファミリー、或は交換学生を出した家庭だけの交換学生ではありません。クラブ全員の交換学生であるとの認識が先ず大切です。夏休み・冬休みの間、決定のホ ストファミリー以外のクラブ会員宅でショートステイをこころみるのも一つの案です。
  8. ホストクラブの委員会は青少年交換プログラムの目的に添って、国際理解と親善を深めるための行事を年間計画として組むようにして下さい。
  9. 交換学生の滞在費は原則としてホストクラブ負担となっておりますが、地区からも毎月ホストファミリー補助金(クラブの会員数によって異なりますが¥30,000程度)がクラブ宛に送金されますから、これも含めて予め予算化しておいて下さい。
  10. 学生の通学する学校の費用 (修学旅行費、通学定期代、教科書代、制服、トレーニングウェア、運動靴等 )は、ホストクラブでご負担下さい。(制服や教科書は新品である必要はありません)

 より詳しくは600.ホストクラブ受入決定〜事前準備700.クラブカウンセラーの選任と任務900.費用の負担についてを必ず参照してください。

1.受入準備(前年度)

 Inbound学生が決まりましたらクラブにお知らせ致しますので、クラブカウンセラーを決めて下さい。原則Inboundと同性のロータリアンを任命して頂ければと思います。クラブカウンセラーはInboundとコンタクトを取り、来日までのお世話をお願いします。(例:クラブのこと、町のことなどを事前にメールなどでお知らせして頂ければ思います。また、FacebookなどSNSでつながるのもいいかと思います。)

2.受入オリエンテーション(8月第1週土曜日)

 年度が始まりましたら受入オリエンテーションが開催されます。毎年8月の第1週土曜日を予定しております。出席義務者は受入クラブ関係者、ホストファミリー、受入学校関係者です。クラブ関係者は必ず参加してください

3.来日・出迎え(8月後半)

 毎年お盆過ぎにInbound学生が来日します(南半球のオーストラリア、ニュージーランドは1月前半)。地区国際青少年交換委員会から受入れ学生の到着日時及び空港又は場所が知らされてきましたら以下をお願いします。

  1. 地区委員も出迎えに出ますが、ホストクラブと第一ホストファミリーの方等も出迎えてやって下さい。160.受入空港出迎え時のポイント(来日学生が確定したら、来日が迫った時の対応も記載されています)。710.来日学生到着時の手続きを参照してください。
  2. 来日当初は疲れておりますから、無理なスケジュールを組まないようにしてやって下さい。
  3. なるべく早い機会に受入れ学生の家庭宛に、FAX、E-mail又は電話などで無事到着を知らせてあげて下さい。
  4. クラブ例会で報告し、受入れ学生を紹介して下さい。
  5. クラブ例会(毎月第1例会)には出席させるようにし、予め学校の了解を得ておいて下さい。
  6. 受入れ学生にクラブでスピーチをしたり、持参したスライドやビデオを映写する機会を与えてやって下さい。
  7. ウエルカム・パーティー(歓迎会)等を催す場合は、交換学生に相応しい内容で派手にならないようにしましょう。
  8. 市役所又は区役所で国民健康保険に加入して下さい。
  9. 外国人登録証は常時携帯させて下さい。
  10. 受入れ学生のパスポート、帰国時の航空券、保険証等はホストクラブで確実に保管して下さい。但し、航空券は指定旅行社又は地区委員会で保管する場合もあります。
  11. 近隣クラブで交換学生を受入れている場合は、横の連絡を密にして、地区の方針に則り、あまり差異のないよう、この手引書を参考にして下さい。
  12. ホストクラブの委員は、入学する学校にホストファミリーの方と同行して、入学手続きをとり、必要な教科書、日本語習得の為の本、制服等を用意してやって下さい。
  13. 受入れ学生に対し、クラブの委員及びカウンセラーは、一年間のおよそのスケジュールを説明しておいて下さい。
  14. 毎月小遣い¥10,000-(地区で統一してあります)を第1例会で会長より直接学生にお渡し下さい。
  15. ホストファミリーに負担がかかり過ぎないように、事務的なことはすべて委員会で処理して下さい。
  16. 地区又はクラブの行事には努めて出席させて下さい。地区大会、オリエンテーション、交流会は出席が義務になっております。交通費はクラブで負担してください。
  17. 受入れ学生に日本を多く知ってもらうために、見学等を年間計画に組み入れて下さい。
    地区では10月に長崎、12月に鹿児島、5月に東京などに連れて行きます(年度により変わります)。
  18. 受入れ学生の健康状態には常に注意して下さい。
  19. 携帯電話・PHSの所持はオリエンテーション時に注意がありますのでよく聞いて地区内統一見解を守らせてください(原則:基本料はクラブ負担、通話料は本人負担です)。
  20. 受入れ学生がホストクラブやホストファミリーの指導監督にそむき、交換学生の義務を守らなかったり、クラブの判断で処理できない状態が生じた時は、地区委員に相談して下さい。時には帰国させる事もあります。

より詳しくは630.交換学生を受け入れてから640.ホストクラブとしての日常の対応660.保護者の訪問690.来日学生のケガと病気・緊急連絡900.費用の負担について090.国際ルール(順守すべきルール)099.交換中止300.来日学生とのトラブルを参照してください。

4.導入オリエンテーション(8月最終週末)

 毎年8月の最終週末(土日)に地区主催導入オリエンテーションを開催します。クラブ関係者やホストファミリーの参加義務はありませんが、待ち合わせ場所(博多駅など)までクラブ関係者かホストファミリーが責任を持って連れてきてきて下さい。待ち合わせ場所までのInbound学生の交通費はクラブ負担です。それ以降は地区が負担します。
 また、帰りも待ち合わせ場所(博多駅など)までクラブ関係者かホストファミリーが迎えに来て下さい。同じく待ち合わせ場所からホスト先までの交通費はクラブ負担となります。

5.定例オリエンテーション(毎月第2週土曜日13:00~を予定)

 9月以降毎月福岡市内(サンパレスや福岡ファッションビルなど)でオリエンテーションが開催されます。クラブ関係者やホストファミリーの参加義務はありませんが、会場までクラブ関係者かホストファミリーが責任を持って連れてきてきて下さい。慣れてくるとInbound一人でも来れるようになりますが、そこまでのサポートは責任を持ってクラブでお願いします。なお、会場までの往復交通費などはクラブ負担となります。会場費、日本語教育費などは地区で負担します。

6.地区主催旅行・レクレーション、地区内クラブ主催行事等(長崎、鹿児島、ジャパンツアー、茶会等)

 1年間の滞在中に数回の地区主催旅行(他地区合同)、レクレーション、地区内クラブ主催行事などが開催されます。行事は年度により異なりますが、地区主催旅行が3〜4回、レクレーション数回、地区内クラブ主催行事数回です。クラブ関係者やホストファミリーの参加義務はありませんが、待合せ場所(博多駅や天神)までクラブ関係者かホストファミリーが責任を持って連れてきてきて下さい。慣れてくるとInbound一人でも来れるようになりますが、そこまでのサポートは責任を持ってクラブでお願いします。なお、待合せ場所までの往復交通費などはクラブ負担となります。それ以降の旅費は地区で負担します。

3.帰国に際して..

  1. 帰国のスケジュールについては交換の留学年度が終った段階で、両地区委員会合意の旅行ルート、タイムスケジュールにより帰国します。
  2. 帰国のスケジュールが決定しましたら、受入れ学生の家族と双方の地区委員会へ知らせるように指導して下さい。
  3. パスポート、航空券、保険証、外国人登録証明書等を確認しておいて下さい。
  4. クラブからみやげ物等を贈る場合は、高価のもの、大き過ぎるもの、破損し易いものを避け、心のこもったものをプレゼントして下さい。
  5. 来日中にプレゼントされたり購入した物等で、荷物が多くなっているのが常です。帰国時には重量オーバーになると費用が多くかかります。不要な荷物は早めに船便等 で送っておくよう指導して下さい。帰国時の無料航空貨物は20kgまでです。
  6. 学校では授業料を免除される例が多いようですが、その場合は交換学生の離日に当って相応のお礼をするのが良いと思います。
  7. フェアウェル・パーティー(送別会)、見送りは派手にならないようにして下さい。
  8. 地区委員会から指定された空港又は場所まで案内して見送って下さい。

より詳しくは670.帰国の準備・帰国を参照してください。

4.帰国してから..

  1. クラブの委員会はホストファミリーの方々と経験談を聞くなど、反省会を開いて、その記録をとどめておいて下さい。
  2. 帰国した学生から挨拶の手紙のくる場合と、全くこない場合があります。来た手紙は例会で発表してやって下さい。又、来ない場合でも、その国情、習慣ですから責めないで下さい。心では感謝している筈です。

5.むすび..

交換学生は、スポンサークラブ、ホストクラブ、ホストファミリー、学校および友人等に感謝しながら帰国し、好意と友情の輪を拡げながら大きく成長していくことでしょう。
ホストクラブとしてこのプログラムに参加し、すばらしい成果を挙げたことに誇りをもち、次もこのプログラムに参加して下さい。