ロータリー国際青少年交換プログラム（以下RYE：Rotary Youth Exchange）を行われることが決まったロータリークラブ事務手続き資料です。以下はクラブ事務担当（正式にはクラブ担当委員長の責任において）の方にお願いする手続きです。不明な点は地区委員会までお問い合わせ下さい。
※OBS：Outbound Student（日本から海外に派遣される学生の略）
※IBS：Iutbound Student（海外から日本に派遣される学生の略）
1.YESSへの登録
新規に青少年交換事業を開始した場合のみYESS（Youth Exchange Support System）へのクラブ情報登録が必要となります。登録後YESSにログインし、以下の各種手続きを行って頂けます。不明な場合は地区委員会へお問い合わせ下さい。また、詳しくはYESS（クラブオリエン用）マニュアル（動画）、YESSログインできない原因・解決策を参照して下さい。
2.YESSへのデータ入力/変更など
●MOUの登録（１度のみ：必須）【重要】
RYEをはじめる最初の年に１度だけMOU（RYEP参加クラブ認定覚書書）を作成する必要があります。書類はMOUはこちらからダウンロードしてください。記載事項を確認の上、会長、幹事が署名し、YESSにアップロードしてください。
●クラブデータの修正（変更がある場合）
クラブ事務所の変更などがあれば速やかに修正してください。
●クラブ担当者情報（年度会長・幹事・担当委員長・Outboud担当カウンセラー・Inbound担当カウンセラー）の入力
交換年度２年分の上記担当者を必ず入力してください。
※注意点としてInboudのカウンセラーはホストファミリーをする予定の会員はなれません。それ以外の会員を選考してください。また、可能であればInboundと同姓の会員が推奨されます。
●ボランティア誓約書登録（新規ボランティア選任都度）【重要】
交換年度の会長、幹事、担当委員長、カウンセラーはもちろん、RYEに関係するすべてのロータリアン（配偶者含む）、ホストファミリー、その他監督者の有無に関わらず直接青少年と接触を持つことになるすべて成人のRYE関係者はボランティア誓約書にサインの上、YESSに事前登録して下さい。ボランティア誓約書の登録なしにRYEに参加することは許されません。ボランティア誓約書もの提出も一度のみです（３０年間有効）。ボランティア誓約書はこちらからダウンロードしてください。
3.Outbound関連事務手続き
[YESS]
●月次レポートの確認
Outboundは現地から月末までに必ず月次レポートをYESSに提出することになっています。提出されますと関係者にメールで知らせが届きます。コメントなどを入れてあげて下さい。また週報などに掲載してクラブ会員にもスポンサーしているOutboundの近況を知らせて下さい。もしも、月末までに提出がなければOutboun担当カウンセラーは連絡して催促して下さい。
4.Inbound関連事務手続き
[YESS]
●ホストファミリーデータの登録【重要】
Inboundのホストファミリーが決まったら、必ずYESSのホストファミリーデータをできるだけ早めに正確に入力して下さい（※この情報の入力を怠ると地区が２年間RYEの資格を取り消されますので、必ず入力してください）。
●受入高校データに入力
Inboundの受入高校が決まりましたら、そのデータを必ず入力してください。
●地区外異動提出（都度）
Inboundが地区行事以外で2700地区外（福岡県全域、佐賀県鳥栖市、長崎県壱岐市、対馬市以外）に旅行、日帰りなどで外出する場合は、必ず２週間前までに地区外移動届の提出が必要になります。
●カウンセラー月次報告の提出（受入中毎月10日まで）
毎月ホストファミリーから受け取ったレポートをクラブのInboundカウンセラーが確認してアップロードしてください。RIJYEMのページのカウンセラー月例報告からダウンロードしてください。